İş Süreci Otomasyonuna Nereden Başlanır? 5 Adımlı Süreç Haritalama
Otomasyon projeleri yanlış süreçten başlandığı için başarısız olur. Hangi sürecin önce otomatikleştirileceğini belirleyen ölçülebilir bir yöntem.
Hüda Çetin
Kurucu
En sık yapılan hata: en görünür süreçten başlamak
Otomasyon projeleri genellikle yöneticinin en çok şikayet ettiği süreçten başlar. Oysa en yüksek getiri, çoğu zaman kimsenin şikayet etmediği ama günde onlarca kez tekrarlanan küçük işlerdedir.
Adım 1 — Süreçleri frekans ve süre ile listeleyin
Her tekrar eden işi üç sütunla yazın: haftalık tekrar sayısı, tek seferde harcanan dakika, işi yapan kişi sayısı. Çarpım size haftalık maliyeti verir.
Adım 2 — Darboğazları ve hata noktalarını işaretleyin
Veri bir sistemden diğerine elle taşınıyorsa, bir onay e-posta ile bekleniyorsa veya aynı bilgi iki yere giriliyorsa orada otomasyon adayı vardır.
- Çift veri girişi yapılan noktalar
- E-posta veya WhatsApp'ta bekleyen onaylar
- Excel'den Excel'e kopyalanan veriler
- Elle hazırlanan periyodik raporlar
Adım 3 — Basit bir ROI hesabı yapın
Haftalık kazanılacak saat × saatlik maliyet × 52, yıllık kazancı verir. Bunu geliştirme maliyetine bölerek geri dönüş süresini bulun. 12 ayın altındaki adaylar öncelikli.
Adım 4 — Pilot süreci dar tutun
İlk otomasyon tek bir departmanı ve tek bir akışı kapsamalı. Amaç mükemmel sistem değil, ekibin “bu işe yarıyor” demesini sağlayan hızlı bir kazanç.
Adım 5 — Öncesi ve sonrasını ölçün
Otomasyondan önce mevcut durumu ölçmediyseniz kazancı kanıtlayamazsınız. Süre, hata oranı ve gecikme sayısı gibi 2–3 metriği başlangıçta kayıt altına alın.
Sıkça sorulan sorular
Küçük bir işletme için otomasyon erken mi?
Hayır. 5 kişilik bir ekipte haftada 6 saat kazandıran bir otomasyon, 50 kişilik bir ekipteki aynı kazançtan oransal olarak daha değerlidir.